DIM

Département d'information médicale

Le DIM, dont le concept est apparu dans une circulaire n° 275, du 6 janvier 1989, relative à l'informatisation des hôpitaux publics, a reçu une consécration avec la circulaire DH/PMSI n° 303, du 24 juillet 1989, relative à la généralisation du programme de médicalisation des systèmes d'information (PMSI) et à l'organisation de l'information médicale dans les hôpitaux publics.

Le DIM est une structure transversale à l'ensemble des services d'un établissement public de santé, ouverte sur la réalité de son fonctionnement médical et sur laquelle les médecins exercent un contrôle au travers de la CME.


Le DIM doit être un département dans les hôpitaux de plus de 200 lits actifs et un service dans les autres.


Sa création obéit aux règles prévues par la loi hospitalière du 31 juillet 1991, à savoir : une délibération du conseil d'administration de l'établissement exécutoire sans approbation préalable du représentant de l'État (DARH) depuis l'ordonnance du 24 avril 1996.


Le DIM a la vocation d'être un lieu privilégié de l'information hospitalière. Avec ses outils informatiques et ses compétences, il est au service de tous les acteurs hospitaliers pour ce qui concerne notamment :


- La connaissance des activités cliniques ;


- La liaison entre les données économiques et médicales ;


- Le service des soins infirmiers.



Rôle du DIM


Le DIM :


- Aide les services médicaux à produire et à transmettre les résumés de sortie ;


- S'assure, auprès des médecins responsables, de la qualité des données, de leur cohérence avec le dossier médical du patient, de leur vraisemblance et de leur exhaustivité ;


- Veille à la confidentialité des données concernant le malade, conformément aux recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL*) ;


- Code des informations dans le cas d'un système de codage centralisé, impulse et contrôle la mise en place des outils d'aide au codage ;


- Procède ou fait procéder à la classification en GHM pour l'ensemble de l'établissement ainsi que, le cas échéant, à toute autre classification spécifique aux services ;


- Analyse l'information ainsi traitée à l'usage des services producteurs, de la CME et de la direction ;


- Fournit, aux responsables de service et de département, les données médicales qui serviront de base au rapport relatif à l'évaluation des soins dispensés dans l'établissement (prévu à l'article 24 de la loi hospitalière de 1970 modifiée).


Formation


Le DIM coordonne la formation de l'ensemble des personnels concernés à la production et à l'utilisation de l'information médicale. Il informe la communauté hospitalière des services qu'il peut lui rendre.


Gestion des dossiers médicaux


Il est souhaitable que le DIM puisse assurer une gestion et une conservation centralisée des dossiers médicaux, dans le respect des règles de confidentialité, en s'assurant que ses dossiers, constamment mis à jour sont, en cas de besoin, immédiatement mis à la disposition des seuls médecins que la loi et les principes déontologiques autorisent à y accéder.


L'archivage n'est pas une activité passive : il inclut des fonctions de conception et d'amélioration du dossier médical.


L'existence d'archives centrales faciliterait grandement l'accès à l'information médicale et son traitement.


Conseil et expertise


Le DIM participe à la conception du système d'information médicale intégré au système d'information de l'établissement. Il est associé à la conception du schéma directeur informatique de l'établissement.


Il assiste les médecins dans leur réflexion sur la qualité des soins, notamment par l'accès aux bases de données médicales qu'il constitue.


Pour ce qui le concerne, il expertise les conclusions tirées de l'information médicale quant aux performances, aux budgets et à la planification.


Transparence et confidentialité


Le DIM joue le rôle d'un prestataire de services à l'intérieur de l'établissement. Les médecins, notamment, doivent être clairement informés de la nature des informations que le DIM reçoit, traite, restitue et transmet.


Les règles relatives à la confidentialité des informations médicales nominatives, ainsi qu'à la propriété intellectuelle des médecins sur leurs travaux de recherche, sont inscrites dans le règlement intérieur du DIM, lequel est intégré dans le règlement intérieur de l'établissement.


Le médecin responsable du DIM est garant du respect de ces règles comme de celles du code de déontologie.



Organisation du DIM


Le médecin responsable du DIM


Le médecin responsable du DIM est un praticien hospitalier. Il est nommé sur proposition de la CME après avis du conseil d'administration. Il paraît souhaitable que ce médecin continue d'exercer une activité clinique à temps partiel lorsque la taille de l'établissement le permet. Il est en outre difficilement concevable qu'il ne consacre pas toute son activité à l'établissement.


Compte tenu de son rôle clé dans l'établissement, il est recommandé que le responsable du DIM ait rang de chef de service.


Le médecin désigné peut bénéficier d'une formation, notamment auprès de l'ENSP*. Il a - ou acquiert - une compétence en documentation médicale, en sciences de l'information (statistique, informatique, épidémiologique), en économie de la santé, en organisation.


Le personnel du DIM


Un cadre de direction et un cadre infirmier peuvent assister le responsable médical du DIM.


Le DIM bénéficie, en tant que de besoin, des conseils du responsable du système d'information et d'organisation (RSIO), de l'assistance d'informaticiens et d'agents formés à l'organisation, et du service d'informatique médicale, lorsqu'il existe.


Le responsable du DIM est assisté d'un secrétariat médical (au minimum un plein temps ou un équivalent plein temps, mais il est nécessaire qu'au moins deux personnes soient formées et entraînées au codage des RSS de façon à assurer la continuité du travail).


Dans les établissements les plus importants, CHR notamment, le personnel du DIM sera évidemment plus nombreux et plus spécialisé. D'autres médecins, spécialistes de l'information médicale, pourront y travailler. Il pourra exister des antennes ou correspondants du DIM par site ou par service, sous la responsabilité d'un médecin.



Collège médical et correspondants médicaux du DIM


Il est suggéré que dans chaque service, ensemble de services ou départements ayant une activité clinique ou médico-technique, le responsable désigne un médecin qui est le correspondant du DIM dans ce service, qui veille à la qualité de l'information médicale, qui collabore effectivement pour ce qui le concerne à l'activité du DIM.


La CME désigne les médecins qui composent le collège médical du DIM. Leur nombre est déterminé par le règlement intérieur. Ce collège exerce un contrôle sur l'activité du DIM. Il élabore le règlement intérieur du DIM avant sa présentation aux instances compétentes de l'établissement. Il se prononce sur les projets du DIM susceptibles d'affecter le schéma directeur d'information de l'établissement. En sont membres de droit :


- Le directeur de l'établissement ou son représentant ;


- Le président de la CME ou son représentant ;


- L'infirmier général ou l'infirmière générale ou un représentant du corps infirmier.


L'association du RSIO aux réunions du collège est particulièrement recommandée.